Keskusvirastossa käynnistyy prosessikuvausten laatimistyö

Taustaa

Keskusviraston johtoryhmä (11.10.) on käynnistänyt työprosessien analysointiin liittyvän valmistelu- ja suunnittelutyön nimeämällä seuraavan työryhmän: Helka Hepo-oja, Olli Laapas, Kaarina Malmsten, Sari Salo ja Johanna Suokanto. Prosessikuvaustyön tukihenkilöksi on nimetty Johanna Suokanto.

Työprosessien analysointi kytkeytyy kaupungin strategiaan 2008, jossa yhdeksi menestystekijäksi on kirjattu kokonaisuus ’prosessit ja rakenteet’. Keskusviraston osalta olemme käynnistämässä työtä, jonka tavoitteena on selkeyttää omia työnkulkujamme ja omaa tietoisuuttamme siitä:

• Keitä ovat pääasiakkaamme?
• Mitä ovat ne pääpalvelut, joita tuotamme?
• Mitkä ovat ydinprosessimme, mitkä ovat tukiprosesseja?
• Miten tuotamme palvelumme; onko organisaatio oikea?.

Mitä varten prosesseja kuvataan?

Tavoitteena on:

• auttaa ymmärtämään toiminnan kokonaisuus ja rakenne
• lisätä yhteistyötä ja verkostoitumista
• työprosessien jatkuva kehittäminen ja parantaminen;
  kriittiset vaiheet/ ongelmakohdat esiin, syy-seuraus –suhteet, työnjako, vastuukysymykset
• auttaa parantamaan asiakaspalvelua, työn laatua ja työhön perehdyttämistä
• antaa organisaation kehittämiselle peruslähtökohdan ja –tietouden

Työprosessien kuvauksen toimintatapa

Työprosessien analysointi edellyttää, että ko. työketjuun osallistuvat henkilöt ovat itse aktiivisesti mukana kuvaamassa eri työvaiheita. Työprosessien kuvauksessa käytetään apuna atk-pohjaista mallinnusohjelmaa. Työskentely tapahtuu työryhmissä, jotka edustavat asiantuntemusta analysoitavaan prosessiin liittyen. Työprosessien kuvauksessa lähdetään liikkeelle nykytilan kuvaamisesta, jonka jälkeen täsmennetään esille tulevat ongelmakohdat ja/tai työnkulkujen kehittämistä vaativat kohdat. Kyse on siis oman työmme ja siihen liittyvien työvaiheiden kuvaamisesta.

Päivitetty: 21.03.2006