Rauman kaupunginhallitus saa ensi maanantaina organisaatiouudistuksen toteutumisen kannalta kaksi keskeistä asiaa pöydälleen. Kuntalaisten ja muiden sidosryhmien osallistuminen, vaikuttaminen ja asiakasnäkökulman välittyminen valmisteluun varmistetaan perustamalla laaja yhteistyöverkosto osaksi kaupungin toimintaa ja kehittämistä.
Toinen organisaatiouudistuksen kannalta keskeinen asia on vakanssipaketti. Rauman kaupungin organisaatiomuutos aiheuttaa muutoksia joidenkin työntekijöiden työtehtäviin ja vastuisiin. Esimerkiksi esimiestyön keskittämisestä, asiantuntijatyön laajentamisesta ja poikkihallinnollisen tukipalvelumallin käyttöönotosta johtuvat muutokset on koottu vakanssipaketiksi, josta kaupunginhallitus antaa maanantaina 8.5. esityksensä 22.5. kokoontuvalle valtuustolle. Kaupungin koko työntekijäjoukkoa ajatellen muutokset kohdistuvat vain pieneen osaan henkilöstöä.
Rauma avautuu rohkeasti
Uusi kuntalaki edellyttää kuntien perustavan kolme yhteistyöverkostoa: vanhusneuvoston, vammaisneuvoston ja nuorisovaltuuston. Raumalla osallistaminen viedään pidemmälle ja perustetaan lakisääteisten verkostojen lisäksi 15 muuta tavoitteellista verkostoa, joiden toiminnasta tulee osa kaupungin operatiivista toimintaa ja kehittämistä. Kullekin verkostolle määritellään vastuutoimiala ja nimetty vastuuhenkilö kaupunkiorganisaatiosta.
Raumalla on jo pitkät perinteet ikäihmisten neuvoston, vammaisneuvoston, nuorisovaltuuston ja monen muun verkoston toiminnasta. Organisaatiouudistuksen jälkeen yhteistoimintaverkostojen toiminnasta tulee tavoitteellisempaa. Ne velvoitetaan laatimaan toiminnalleen tavoitteet, jotka hyväksytään kaupunginhallituksessa kevään 2018 aikana. Verkostojen vetäjien tehtävänä on tuoda verkoston asiat suoraan poliittisten toimielinten päätöksentekopöytään.
Vakanssipakettiin uudet ja lakkautettavat virat ja toimet
Vakanssipaketti sisältää uuden organisaation mukaiset perustettavat virat ja toimet sekä niiden kelpoisuusehdot, nimike- ja kelpoisuusmuutokset, virkojen ja toimien lakkauttamiset sekä olennaisimmat tehtävä- ja vastuualuemuutokset. Muutoksista on käyty välittömän Yt-menettelyn mukaiset henkilökohtaiset neuvottelut niiden työntekijöiden kanssa, joiden työtehtäviin tulee organisaatiomuutoksen takia konkreettisia, olennaisia muutoksia. Vakanssipaketissa on huomioitu vain olennaisimmat ja selkeimmät organisaatiomuutoksesta johtuvat tehtävä- ja vastuumuutokset. Muut muutokset tehdään viranhaltijapäätöksin ja 1.6. jälkeen täsmentyvät muutokset otetaan vuoden 2018 talousarvion vakanssipakettiin.
Esimiesten määrä vähenee
Uudessa organisaatiossa keskitetään ihmisten johtamista. Esimiesten määrä vähenee 24:llä ja heidän tehtävänsä ja vastuunsa lisääntyvät ja laajenevat. Keskittämisen ansiosta kaupungin on mahdollista syventää ja laajentaa asiantuntijatyötä. Esimerkiksi laki-, tietohallinto-, hankinta- ja viestintäosaaminen saadaan paremmin koko organisaation käyttöön tukemaan poikkihallinnollista toimintaa, yhtenäistämään toimintatapoja sekä syventämään valmistelua ja kehittämistä.
Henkilöstökulut vähentyneet merkittävästi
Valtuuston päätettäväksi menevä vakanssipaketti kasvattaa nettona henkilöstökuluja vuositasolla noin 37 000 eurolla, sillä virka- ja työehtosopimukset edellyttävät, että tehtävän muuttuessa pysyvästi olennaisesti vaativammaksi, vaativuus pitää arvioida ja palkkaus tarkistaa. Erillistä lisämäärärahaa korotuksiin ei tarvita.
Henkilöstökulujen kokonaisuus on jo useamman vuoden ollut selkeässä laskusuunnassa. Vakanssipaketissa lakkautetaan pysyvästi joukko virkoja ja toimia, joiden ansiosta palkkakulut ovat vähentyneet viimeisten vuosien aikana satoja tuhansia euroja. Toimintojen kehittämisellä ja tehtäväjärjestelyillä kaupunki on viimeisen kolmen vuoden kuluessa vähentänyt henkilöstökulujaan absoluuttisesti yhteensä noin 6 miljoonaa euroa. Kun tilinpäätösluvuista vähennetään talkoovapaiden ja lomautusten vaikutus, henkilöstökulujen säästöä on syntynyt samana ajanjaksona 4,4 miljoonaa euroa eli keskimäärin yli miljoona euroa vuodessa.
Eläköityneiden tilalle ei ole automaattisesti palkattu uusia työntekijöitä, vaan on jaettu tehtäviä tai tehty muita järjestelyjä. Kolmen viime vuoden aikana kaupungilta on eläköitynyt yhteensä 312 työntekijää. Seuraavan neljän vuoden kuluessa laskennallisen eläkeiän saavuttaa noin 400 työntekijää.
Tavoitteet toteutuvat
Yhteistyöverkostojen perustaminen on yksi toimenpide avata kuntalaisille valmistelua ja ottaa kuntalaiset mukaan suunnitteluun ja kehittämiseen. Jatkuvalla vuoropuhelulla haetaan myös ideoita ja näkemyksiä asiakaslähtöisempiin palveluihin. Vakanssipaketilla selkeytetään johtamista ja luodaan edellytyksiä byrokratian vähentymiseen.
Rauman kaupunki aloitti organisaation ja johtamisjärjestelmän uudistustyön keväällä 2015. Kesäkuussa 2016 valtuusto linjasi uudistamisen periaatteet ja tammikuussa 2017 se asetti uudistuksen tavoitteiksi johtamisen selkeytymisen, byrokratian vähentymisen, toiminnan muuttumisen enemmän asiakaslähtöiseksi ja vuorovaikutteiseksi sekä henkilöstön oma-aloitteisuuden ja osaamisen vahvistumisen. Uusi organisaatio otetaan käyttöön valtuustokauden vaihtuessa 1.6.2017. Samaan aikaan astuu uusi kuntalaki kokonaisuudessa voimaan.