Tapahtumapaikan valinta ja varaaminen
Toimivia ja viihtyisiä tapahtumapaikkoja löytyy Raumalta niin ulkona kuin sisällä järjestettäville suurille ja pienille tapahtumille. Kaikki tapahtumapaikat sijaitsevat kaupungissa lähellä monipuolisia palveluita ja majoitustiloja.
Maailmanperintökohde Vanha Rauma tarjoaa mieleenpainuvat ja tunnelmalliset puitteet pienimuotoisten tapahtumien järjestämiseen. Parpansalin puisto Kanalin varrella mahdollistaa useiden tuhansien kävijöiden tapahtuman järjestämisen aivan Rauman keskustassa. Otanlahdesta löytyy upea pitkä hiekkaranta, tunnelmallinen Poroholman leirintäalue sekä urheilukeskus. Lisäksi Rauman muut urheiluareenat ja -kentät tarjoavat hyvät puitteet esimerkiksi erilaisten urheilutapahtumien järjestämiseen. Tapahtumapaikkojen välimatkat ovat Raumalla aina lyhyet!
Suunnittele etukäteen ja valitse huolella
Tapahtuman luonne, sisältö ja kohderyhmä vaikuttavat sopivan järjestämispaikan valintaan, mutta myös tapahtumapaikalla on vaikutus tapahtumaan ja sen järjestelyihin.
Tapahtumapaikan valinnassa on hyvä miettiä kohderyhmää, eli millaisia kävijöitä tapahtumaan tai tilaisuuteen odotetaan, tapahtuman järjestämisajankohtaa ja kestoa, osallistujien lukumäärää, tapahtuman vaikutuksia lähiympäristöön sekä tapahtuman toimintoja ja palveluita.
Valintaa tehdessä kannattaa pohtia myös paikan soveltuvuutta yleisötilaisuuden järjestämiseen. Miten tapahtuman turvallisuusjärjestelyt on mahdollista toteuttaa, kuinka esteetön alue tai tila on, millaista infraa ja oheispalveluita alueelta löytyy tai kuinka paljon niiden järjestäminen paikalle maksaa.
- Mahdollisuutta kaupungin tilojen ja eri tapahtuma-alueiden esittelyyn ja tutustumiskäynteihin voi tiedustella Palvelupiste Pyyrmanista.
Tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa on hyvä pohtia myös, miten tapahtumaan liittyvät eri toiminnot saadaan sijoitettua alueelle tai tapahtumatilaan. Hahmottelussa avuksi kannattaa käyttää karttoja.
- Tapahtuma-alueen käyttösuunnitelman tekemiseen tarvitaan oikeassa mittakaavassa oleva kartta. Kartta-aineistoihin liittyvät kaupungin palvelut löytyvät kiinteistö- ja mittaustoimesta. Kaupungin tapahtuma-alueiden mittakaavassa olevat kartat löytyvät tapahtumajärjestäjän oppaasta.
- Sisätapahtumissa tilankäyttösuunnitelmaa voi tehdä rakennuksen pohjapiirroksen avulla.
Varaus kannattaa tehdä ajoissa
Tapahtumalle sopivan järjestämispaikan etsiminen kannattaa aloittaa ajoissa ja tehdä alueesta ja paikasta riippuen varaus ja vuokrasopimus tai alueen käyttölupahakemus hyvissä ajoin. Mitä enemmän aikaa tapahtumaan on sitä todennäköisemmin varaus toivotusta järjestämispaikasta onnistuu. Hyvin valittu tapahtumapaikka ja oikea ajankohta ovat tärkeitä tekijöitä tapahtuman onnistumisessa.
- Kaupungin tapahtumakalenterista voit tarkistaa, millaisia tapahtumia Raumalla järjestetään.
- Tilavarauskalenterista voi katsoa kaupungin kulttuuri- ja nuorisotilojen ja liikuntapaikkojen varaustilanteen sekä tehdä tilavaraushakemuksen. Hakemuksen jättäminen vaatii kirjautumisen järjestelmään.
- Ohjeet kaupungin omistamien yleisten alueiden käyttölupahakemuksen tekemiseen löytyvät tapahtumajärjestäjän oppaasta. Yksityisen alueen käytöstä on sovittava alueen omistajan kanssa.
Varaa alue tai tila käyttöösi myös ajaksi, jonka tapahtuman valmistelu ja rakentaminen sekä purkutyö edellyttävät. Jos joudut tuomaan alueelle tarvikkeita ja varastoimaan niitä ennen varauksen alkamisaikaa, on näistä sovittava erikseen.