Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma

Tapahtumajärjestäjä toimittaa poliisille tapahtuman turvallisuussuunnitelman ja pelastuslaitokselle tapahtuman pelastussuunnitelman. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kun siinä on huomioitu molempien viranomaisten vaatimukset.

Tapahtuman pelastus- ja turvallisuussuunnitelma laaditaan järjestäjän näkökulmasta tapahtumassa työskenteleviä varten. Sitä ei siis tehdä viranomaisille tai viranomaisten vuoksi. Suunnitelma on hyvä tehdä, vaikka sitä ei tarvitsisikaan toimittaa viranomaisille. Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman lähtökohtana on miettiä, miten tapahtuma järjestetään turvallisesti ja miten mahdollisia vaara- ja onnettomuustilanteita ennaltaehkäistään ja kuinka niihin varaudutaan.

Suunnitelma sisältää ainakin seuraavat asiat.

1. Tapahtuman kuvaus
2. Tiedot tapahtumajärjestäjästä, -paikasta ja -alueesta
3. Vaarojen ja riskien kartoitus ja arviointi
4. Riskienhallintasuunnitelma, pelastus- ja ensiapuvalmiuden kuvaus
5. Ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- ja vaaratilanteissa toimimiseksi
6. Kriisiviestintäsuunnitelma
7. Järjestyksenvalvontasuunnitelma

Tapahtuman kuvaus

• Nimi, ajankohta ja aikataulu, tapahtuman luonne ja kohderyhmä, arvio yleisömäärästä perusteluineen, tapahtuman mahdolliset erityispiirteet

Tiedot tapahtumajärjestäjästä

• Tapahtuman vastuuhenkilöt yhteystietoineen (järjestäjä, turvallisuudesta ja liikenteenohjauksesta vastaava sekä muut mahdolliset vastuuhenkilöt ja tapahtumaorganisaation kuvaus)

Tiedot tapahtumapaikasta tai -alueesta

• Aluekartta, johon tapahtuman eri toiminnot rakenteineen on sijoitettu mahdollisimman tarkasti (lavat ja katsomot, tapahtuma-alueen rajat ja kulkureitit alueelle, lastaus- ja huoltoreitit, mahdollinen paikoitus, suljettavat kadut, ravintola-alueet, mahdollisen oheisohjelman suorituspaikat, info ja lipunmyynti, opasteiden sijainti, löytötavarapiste, jäteastiat ja wc-tilat)
• Tapahtumapaikan mahdolliset erityispiirteet (esimerkiksi sijainti syrjäisessä paikassa tai veden äärellä, huonot tieyhteydet)
• Tiedot esimerkiksi mahdollisesta nestekaasun tai muiden kemikaalien tai avotulen käytöstä, pyroteknisten tai tehosteiden tai ilotulitteiden käytöstä, tuliesityksestä ja tilapäisestä majoittumisesta.
• Liikennejärjestely- ja liikenteenohjaussuunnitelma (kartta tilapäisistä liikennejärjestelyistä, liikenteenohjaajaluettelo, liikenteenohjaajien paikat, ajoneuvojen odotettu määrä, pysäköintijärjestelyt, sopimukset julkisen liikenteen järjestäjän ja taksiautoilijoiden kanssa, mikäli tapahtumalla on vaikutuksia edellä mainituille toimijoille, noutopaikat viranomaisia varten)

Tapahtuman vaarojen ja riskien kartoittaminen ja arviointi

• Riskejä arvioidaan niiden todennäköisyyden ja toteutuessaan niiden seurausten kautta (ennakoidaan tapahtuman riskejä, pyritään poistamaan niitä sekä tekemään suunnitelmat kriisitilanteiden varalle)
• Yleisön, henkilöstön ja infrastruktuurin turvallisuuden näkökulmista
• Ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen

Riskienhallintasuunnitelma, pelastus- ja ensiapuvalmiuden kuvaus

• Vaarojen ja riskien toteutumista ennaltaehkäisevien toimien ja varautumisjärjestelyjen kuvaus
• Aluekarttaan (muun muassa pelastustiet ja poistumisjärjestelyt, alkusammutuskaluston määrä ja sijainti, yleisön opastaminen ja opasteet, evakuointijärjestelyt)
• Ensiapusuunnitelma ja ensiapupisteen sijainti

Ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- ja vaaratilanteissa toimimiseksi

• Toimintaohjeet tapahtuman henkilöstölle ja yleisölle
• Kuvaus toimintaohjeiden ja pelastus- ja turvallisuussuunnitelman perehdyttämisestä tapahtuman henkilöstölle

Kriisiviestintäsuunnitelma

• Kriisit, joista viestimiseen pitää valmistautua, kuten turvallisuusuhka, sairaus-/kuolemantapaus, tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen, esityksen tai ohjelmanumeron peruuntuminen, koko tapahtuman peruuntuminen, taloudellinen tappio
• Vastuuhenkilöt viestinnän osalta
• Viestinnän toimintamallit ja -ohjeet

Järjestyksenvalvontasuunnitelma

• Järjestyksenvalvojien määrä, työtehtävät ja ohjeet erilaisissa tilanteissa
• Yleisjärjestelyt (kielletyt esineet ja aineet ja miten toimitaan niiden poisottamiseksi)

Kirjoita selkeästi ja muista kouluttaa koko tapahtumaorganisaatiolle

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman tulee olla tapahtuman henkilöstön luettavissa ennen tapahtumaa, ja se tulee olla helposti saatavilla tapahtuman aikana. Tapahtuman järjestäjä vastaa siitä, että suunnitelma on koulutettu ja jalkautettu koko tapahtumaorganisaatiolle.

Suunnitelman ja siihen sisältyvien toimintaohjeiden selkeys ja helppolukuisuus on tärkeää. Se auttaa koko tapahtuman henkilöstöä ymmärtämän riskejä ja toimimaan ennaltaehkäisevästi sekä oikein onnettomuus- tai vaaratilanteen toteutuessa.

Tapahtuman pelastus- ja turvallisuussuunnitelmasta ei ole olemassa vain yhtä tiettyä mallia, jonka mukaan se pitäisi laatia. Hyvät ohjeet ja mallipohjat muun muassa tapahtuman pelastussuunnitelman ja ensiapusuunnitelman laatimiseen löytyvät Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston sivuilta.