Yhteistyö viranomaisten kanssa

Suuria yleisötapahtumia suunniteltaessa on suositeltavaa olla yhteydessä poliisiin, pelastuslaitokseen ja tapahtuman luonteesta riippuen myös muihin lupaviranomaisiin jo tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa. Tapahtumajärjestäjän koollekutsumassa viranomaistapaamisessa tapahtuman suunnitelma käydään läpi, ja viranomaiset asettavat järjestämiselle omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Riskien kartoittaminen yhteistyössä viranomaisten kanssa auttaa tapahtumajärjestäjää varautumaan mahdollisiin vaaratilanteisiin ja ehkäisemään niitä.

Ensimmäistä kertaa yleisötapahtumaa järjestävä voi olla epävarma siitä, millaisia lupia tai ilmoituksia tulee tehdä tai tarvitaan tai mitä tapahtuman turvallisuussuunnittelussa tulee ottaa huomioon. Viranomaiset opastavat ja neuvovat tapahtumajärjestelyissä mielellään jo etukäteen. Tapahtumasuunnitelmasta kannattaa ilmoittaa viranomaisille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jo ennen varsinaisten lupahakemusten lähettämistä. Tällöin viranomaiset pystyvät ajoissa huomauttamaan puutteista tai pyytämään lisätietoja.