Turvallisuussuunnittelu
Lait ja säädökset
Useat lait ja säädökset asettavat tapahtumajärjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat tapahtumakävijää ja järjestäjää. Esimerkiksi kokoontumislaki säätelee tapahtuman turvallisuutta ja pelastuslaki velvoittaa järjestäjää varautumaan vaaratilanteisiin ja ehkäisemään niitä. Kuluttajaturvallisuuslaki edellyttää järjestäjää varmistamaan tapahtuman kuluttajapalveluiden turvallisuuden ja terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan elintarvikkeiden kanssa turvallisesti.
Lakien ja niiden perusteella tehtävien lupahakemusten ja ilmoitusten tarkoituksena on ohjata tapahtumajärjestäjä huomioimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä ja niiden ennaltaehkäisyä sekä varautumista mahdollisiin vaara- ja onnettomuustilanteisiin.
Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
Tapahtumajärjestäjä toimittaa poliisille tapahtuman turvallisuussuunnitelman ja pelastuslaitokselle tapahtuman pelastussuunnitelman. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kun siinä on huomioitu molempien viranomaisten vaatimukset.
Yhteistyö viranomaisen kanssa
Suuria yleisötapahtumia suunniteltaessa on suositeltavaa olla yhteydessä poliisiin, pelastuslaitokseen ja tapahtuman luonteesta riippuen myös muihin lupaviranomaisiin jo tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa.
Tapahtumaturvallisuuden suunnittelu ja johtaminen
Tapahtuman turvallisuutta suunnitellaan ja johdetaan samalla tavalla kuin muitakin tapahtuman osa-alueita. Turvallisuuden johtaminen tarkoittaa sitä, että turvallisuutta suunnitellaan etukäteen, seurataan koko tapahtuman ajan, reagoidaan havaittuihin puutteisiin ajoissa, mitataan sopivilla mittareilla ja pyritään kehittämään jatkuvasti. Turvallisuuden johtamisessa tulee ottaa huomioon sekä normaaliolot että ennakoitavissa olevat poikkeustilanteet ja -olosuhteet.
Turvallisuuden johtamiseen kuuluu myös yhteistyö viranomaisten, asiantuntijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa. Vaikka tapahtuman turvallisuusjärjestelyt olisikin ulkoistettu, tapahtuman pääjärjestäjä vastaa silti tapahtuman turvallisuudesta.
Ohjeita yleisötilaisuuden kriisiviestintäsuunnitelman ja turvallisen tapahtuma-alueen suunnitelman tekemiseen löytyy Johde-hankkeen julkaisusta Tapahtumaturvallisuus: tiedottaminen, kapasiteetti ja kulkuväylät (pdf).
Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) sivuilta löytyy ohjeita tapahtumaturvallisuuden suunnitteluun.