Vuonna 2017 toteutetun Rauman kaupungin organisaatiouudistuksen arviointi on valmistunut. Laajassa arvioinnissa kysyttiin henkilöstön ja luottamushenkilöiden näkemyksiä uudistuksen tavoitteiden toteutumisesta ja nykyisen organisaation toimivuudesta.
Organisaatiorakenteen ja palvelutuotannon nykytila nähdään suhteellisen toimivaksi ja myös valiokuntamallin toimivuuteen ollaan pääosin tyytyväisiä. Yhden kaupunginjohtajan malli on toiminut hyvin sekä luottamushenkilöiden että esimiesten näkökulmasta. Luottamushenkilöorganisaatiossa toivotaan lisää valiokuntien ja kaupunginhallituksen yhteydenpitoa ja kokonaisnäkemystä. Palveluorganisaatiossa halutaan edelleen kehittää poikkihallinnollisuutta, vähentää byrokratiaa ja lisätä asiakaslähtöisyyttä.
Valiokuntamalliin ollaan suhteellisen tyytyväisiä
Valiokuntamalli koetaan toimivaksi ja kaupunginhallituksen puheenjohtajan osa-aikaisuus nähdään hyvänä. Myös kaupunginvaltuuston varapuheenjohtajien määrän kasvattaminen kahdesta kolmeen nähdään hyvänä ratkaisuna.
Valiokuntamallin haasteeksi vastaajat kokevat henkilöiden riittävyyden varsinkin pienemmissä valtuustoryhmissä. Toinen keskeinen haaste on kokonaisnäkemyksen vähäisyys. Valiokunnat painottavat edelleen oman toimialansa asioita.
Byrokratian vähentämisessä ja asiakaslähtöisyydessä otettiin isoja askelia
Yhden kaupunginjohtajan malli on esimiesten mielestä toiminut hyvin. Päätöksentekoa on tuotu alaspäin ja asioita saadaan nyt nopeammin käsittelyyn kuin ennen. Asiakas saa myös entistä enemmän palvelua samalta tiskiltä ja yrittäjien palvelut ovat parantuneet paljon viime vuosina. Byrokratiatalkoissa pitää vastaajien mielestä kiinnittää huomiota nimenomaan kuntalaisten kokemaan byrokratiaan.
─ Byrokratia ei ole pelkästään huono asia. Sillä esimerkiksi turvataan kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden oikeusturvaa. Pitää olla tarkkana siitä, mistä byrokratiaa vähennetään, kaupunginreviisori Johanna Suokanto tähdentää.
Tuloksissa nousee esille myös asiakaslähtöisyys. Siihen on jo ensimmäisestä Rauman Tarinasta lähtien kiinnitetty erityistä huomiota, mutta vieläkin riittää parannettavaa. Vastaajat näkevät kuitenkin palvelutuotannon olevan hyvää eikä valituksia juurikaan tule. Päätöksenteossakin pitäisi asiat nähdä asiakaslähtöisyyden kautta ja asettaa loppukäyttäjä enemmän keskiöön.
Muutokset näyttäytyvät konkreettisimmin esimiehille
Esimiehet kokivat uudistukset muita työntekijöitä konkreettisemmin. Vaikutukset esimiestasojen vähentämisestä, poikkihallinnollisten tiimien perustamisesta ja asiantuntijatyön vapauttamisesta koko organisaation käyttöön tuntuivat eniten esimiesten keskuudessa. Muille työntekijöille uudistus jäi osittain epäselväksi.
Tehtävien, roolien ja vastuiden selkeyttämistä pitäisi edelleen jatkaa ja poikkihallinnollisuutta kehittää. Toimialat ovat vastausten perusteella yhä pitkälti siiloissaan. Raja-aitoja on saatu murrettua ja tiimit nähdään tässä suhteessa tärkeäksi toimintatavaksi. Tiimien tavoitteita, tehtäviä ja vastuita pitää kuitenkin vastausten perusteella entisestään terävöittää.
Tuloksia käsitellään laajasti
Seuraavaksi tuloksiin perehdytään 16.2. valtuustoseminaarissa. Mikäli luottamushenkilöorganisaatioon päätetään tehdä muutoksia, niiden valmistelu etenee toimialojen ja kaupungin johtoryhmän kautta kaupunginhallituksen iltakouluun ja lopulta valtuustoon, joka hyväksyy tarvittavat muutokset kaupungin hallintosääntöön huhtikuun loppuun mennessä. Mahdolliset palveluorganisaation suuremmat kehittämishankkeet aikataulutetaan erikseen.
─ On tärkeää, että tehtyjä uudistuksia arvioidaan huolella. Palveluorganisaation tehtävä on kuitenkin edesauttaa sujuvaa ja laadukasta palvelutuotantoa, ja luottamushenkilöorganisaatiolla toteutetaan mahdollisimman hyvin demokratiaa. Olen iloinen hyvistä tuloksista ja valmis tarttumaan kehittämisen kohteisiin. Pitää muistaa, että vanhoista toimintatavoista pois oppiminen ottaa oman aikansa. Se ei ole mikään hokkuspokkus-temppu näin isossa organisaatiossa ja monimutkaisissa prosesseissa, kaupunginjohtaja Johanna Luukkonen arvioi.
Rauman kaupunki toteutti organisaatiouudistuksen valtuustokauden alusta 1.6.2017 alkaen. Muutoksia tehtiin sekä luottamushenkilö- että palveluorganisaatioon. Uudistuksen tärkeimpiä tavoitteita olivat johtamisen selkeytyminen, byrokratian väheneminen, toiminnan muuttuminen asiakaslähtöisemmäksi ja vuorovaikutteisemmaksi sekä oma-aloitteisuuden ja osaamisen vahvistuminen.